Lợi ích khi triển khai ERP quản lý kho
Phân hệ ERP quản lý kho bao gồm việc quản lý từ lúc xây dựng nên bộ mã của vật tư, hàng hóa cho đến việc quản lý những giao dịch phát sinh của vật tư, hàng hóa đó và hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ của nó. Phân hệ quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP.
Enterprises often want the inventory management module to help businesses more closely manage the value of their inventory as well as increase inventory turnover to increase capital turnover.
Những tồn tại chính của quản lý kho hàng
Tồn tại đầu tiên và cơ bản nhất trong việc quản lý kho hàng phải nói đến đó là bộ mã vật tư, hàng hóa. Việc xác định cách đặt bộ mã trong việc quản lý kho hàng là khó khăn đầu tiên gặp phải khi muốn đưa tất cả hàng hóa, vật tư vào quản lý một cách có hệ thống. Những thông tin thể hiện trên bộ mã như thế nào là vừa đủ mà không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã trở nên cồng kềnh, gây khó khăn trong việc thao tác, xử lý số liệu.
Đây là vấn đề thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả các nhu cầu đó lên bộ mã. Và cũng vì nhu cầu muốn đưa thông tin quản lý lên mã, khi có một nhu cầu quản lý mới phát sinh, cấu trúc bộ mã bị phá vỡ không còn thống nhất.
Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng, vẫn xảy ra tình trạng sử dụng bộ mã không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống.
The inconsistent code leads to many difficulties in managing inventory data, especially for businesses operating in a large area. Businesses will not be able to see the total inventory of the same item because that item exists under many different codes.
Khó khăn tiếp theo là doanh nghiệp chưa thể nắm bắt được thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác và tức thời. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến khó khăn này, trong đó nguyên nhân chính là việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời.
Do đâu việc ghi nhận này không được tức thời? Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ đến khi có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã vào kho và đã có thể đã xuất đi vào trong sản xuất. Cách làm này chỉ phù hợp với quản lý thủ công trước đây khi chưa có các hệ thống quản lý hàng tồn kho hỗ trợ.
Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác và tức thời ảnh hưởng đến rất nhiều công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, vật tư từ nơi này qua nơi khác tránh nơi cần thì thiếu mà nơi không cần thì thừa.
Tất cả những điều đó dẫn đến doanh nghiệp không thể chủ động trong sản xuất kinh doanh, hoặc nắm bắt kịp thời cơ hội kinh doanh của mình.
Phân hệ quản lý kho hàng trong ERP giúp đáp ứng các yêu cầu
* Code of supplies and finished products: uniform throughout the system
* Inventory data is shown immediately as soon as it is actually incurred
* Reduce inventory, especially identify long-term inventory for handling
Features of warehouse management in ERP:
Warehouse system management
Warehouse system in ERP must be managed in a multi-level form. Starting from a factory, the company goes to each warehouse in the system and in more detail is managed to the areas and locations in the warehouse if the business needs to manage these solutions.
Uniform code of supplies and goods
Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa. Cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn (gọi là segment) và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn là gì đều do người sử dụng tự định nghĩa.
Tuy nhiên, điều quan trọng ở bước này là cần có người tư vấn để giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phù hợp nhất và cần đưa những thông tin nào lên bộ mã.
Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều trong phân hệ erp quản lý kho
Như đề cập ở phần các tồn tại của việc quản lý kho hàng, hầu hết các doanh nghiệp muốn chuyển tải các thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê lên bộ mã gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm.
Phân nhóm ở đây là phân nhóm vật tư, hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý. Ví dụ, cùng 1 mặt hàng, kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh có nhu cầu phân nhóm theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân nhóm theo góc độ của qui trình sản xuất.
Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng thông qua việc phân nhóm này. Hiệu quả mang lại là không cần thể hiện các thông tin nhiều chiều như vậy lên bộ mã mà vẫn đảm bảo có thể thống kê, phân tích vật tư, hàng hóa phục vụ các mục đích thống kê khác nhau.
Store a fairly large amount of information about materials and goods
In addition to the basic information shown on the code, ERP also allows to manage information about materials and goods without uploading to the code such as:
* Physical information: size, weight, volume, ...
* Information related to purchase: time of purchase, receipt of goods to be tested or not, ...
* Production related information: production time, ...
* Attach files: drawings, specifications, images, as well as any related files that need to be managed.
* There are also some areas that allow users to expand to declare more information that needs to be managed according to the characteristics of the business.
Flexible conversion unit system
It is normal that the unit of measure of goods when entering warehouse is different from when leaving warehouse. Therefore, the ERP system allows users to define their own units of measurement and the formulas to convert between them.
Inventory control
Depending on each type of product, the enterprise determines the corresponding level of control. The more valuable the item, the more detailed and strict management is required. ERP provides the following ways to control materials and goods:
* Version management: if the same item has minor changes, the version of the supplies can be used to track, avoid unnecessary new code declaration and also keep the change history of the item .
* Batch management: Used to identify the batch of materials, goods in stock on which date, which order, which supplier. When detailed management as above is required, batch management should be applied. Managing goods in batches, it is possible to calculate the inventory age of each shipment.
* Management by serial number: is more detailed management than batch management, managing to the destination of each specific item. Thus, for items of great value, this management method will be applied.
* Location management in the warehouse: the system allows to define the warehouse diagram, divide the inventory area. This management area is flexible depending on the user's declaration.
Instant warehouse transactions, accurate in quantity and value
Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian mà còn mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết các giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể.
Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa từ thông tin đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do bất kỳ giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, doanh nghiệp nhìn thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.
The accuracy in warehouse transactions is reflected in the fact that, if accidentally recording the input and output is wrong, the user can only make an adjustment transaction without overwriting the old data. This helps leaders can trust their inventory data.
Various methods of valuing inventory
ERP provides many options on how to calculate inventory price depending on the characteristics of each business, but choose the appropriate pricing method such as FIFO, LIFO, average price (time or period), plan price. Once the price calculation method has been set into the system, the system will automatically calculate the price of materials and goods immediately according to the selected method so that at any time, the business can have a number of its inventory value.
Storage policy
Hệ thống quản lý tồn kho trong phân hệ erp quản lý kho sẽ cho phép người quản lý thiết lập các chính sách tồn trữ cho kho, cho các mặt hàng tồn kho.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho các vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; đến khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu thì hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Còn đối với nguyên liệu nhập khẩu chẳng hạn, giá trị lớn và thời gian mua hàng dài, có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu.
Các chính sách tồn trữ giúp bảo đảm lượng hàng tồn kho phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh cũng như không để lượng tồn nhiều không cần thiết.
Tích hợp với kế toán trong phân hệ erp quản lý kho
Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm.
Chính vì vậy, khi nhân viên thao tác nhập xuất kho chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng làm giảm tải cho kế toán , như vậy với ERP thì “tất cả mọi người đều làm kế toán”.
Warehouse management module is one of the core modules that businesses need to invest a lot of effort into, its initial foundation is building the code and then changing the working processes to meet the requirements of the new system.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho Odoo
Points to note:
Notes when building the code of supplies and goods
Because ERP has supported storing a lot of information about a material and goods, so it should be considered when putting too many management requirements on the code. Besides, the structure of the code is something to consider carefully because the code is the backbone of the system, so once it is determined, it will not be possible to change this structure after it is put into use. completely again.
Immediately record import and export operations according to reality
Import and export transactions must be recorded into the system according to the fact arising for two reasons: to show instant information about inventory to help businesses accurately capture their inventory information, avoiding encounters. cases such as goods have been in stock, then exported to production but still have not shown anything in the system; Second, if not recorded to the system, the next steps will be delayed and cannot be further processed because the output of this step is the input of the next step.
Trên đây là những thông tin về phân hệ ERP quản lý kho trên nền tảng Odoo. Đây là cách quản lý kho chặt chẽ dựa trên tiến bộ công nghệ và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Chúc bạn nhanh chóng triển khai erp quản lý kho cho doanh nghiệp của mình.
Source: Collected, synthesized and edited
