10 tiêu chí khi chọn giải pháp ERP
Từ chi phí đến chức năng, khả năng mở rộng đến triển khai, có vô số điều cần xem xét khi lựa chọn ERP cho doanh nghiệp của bạn.

 ERP đã trở thành một công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng lớn đến hoạt động hàng ngày và năng suất của tổ chức. Việc quản lý tập trung cho phép các bộ phận phối hợp và cộng tác với nhau một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc lựa chọn một hệ thống ERP không dễ dàng như chúng ta nghĩ. Có rất nhiều tiêu chí phải được quan tâm trong khi lựa chọn ERP cho doanh nghiệp của bạn. 

Phương pháp tốt nhất để đánh giá phần mềm ERP là cân nhắc điểm mạnh và điểm yếu và ráp với yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số tiêu chí nhất định mà bạn nên tuân theo khi lựa chọn phần mềm ERP.

Liệt kê các Yêu cầu quy trình cần thiết (BRD)

Để bắt đầu với bất kỳ dự án nào, không chỉ riêng trong việc triển khai ERP, điều đầu tiên và quan trọng nhất là thu thập các yêu cầu. Nếu không xác định một danh sách đầy đủ các nhu cầu, Doanh nghiệp của bạn không thể đạt được những thay đổi như mong muốn, đặc biệt là trong việc triển khai ERP. Do đó, hãy liệt kê rõ ràng các yêu cầu đối với ERP của bạn trong một danh sách liệt kê trước.

Hãy sử dụng mọi phương pháp có thể để hoàn thành các danh sách này. Trò chuyện với mọi nhân viên, từ công nhân, quản lý, trưởng nhóm, nhà cung cấp, khách hàng về các nhu cầu và những điều cần kết hợp trong ứng dụng. Viết ra mọi đề xuất, sử dụng một tập tin Spreadsheet trên Google là một ý tưởng tuyệt vờ. Sau đó hãy phân loại mức độ cần thiết theo ba mức: Bắt buộc - Có thì tốt - Để sau.

Mô hình triển khai Odoo của TopERP phân tích các yêu cầu nghiệp vụ chi tiếp giúp đánh giá phần mềm ERP hiệu quả hơn.

Mô hình triển khai Odoo của TopERP phân tích các yêu cầu nghiệp vụ chi tiếp giúp đánh giá phần mềm ERP hiệu quả hơn.

Trong bảng liệt kê tính năng chi tiết nên có đầy đủ các yêu cầu và được phân loại chính xác sẽ giúp cho đối tác triển khai có một bức tranh đầy đủ về yêu cầu của Doanh Nghiệp.

Bạn có thể đối chiếu chéo và đảm bảo tính phù hợp bằng cách cung cấp lại danh sách tính năng cho những nhân viên đã cung cấp thông tin trước đó. Kiểm tra xem họ có đồng ý với các nhu cầu được liệt kê hay không. Điều này giúp bạn thêm tất cả các yếu tố cần thiết trong bộ giải pháp để làm cho mọi thứ đầy đủ và phù hợp nhất.

Khả năng phát triển (Scale)

Sẽ luôn tốt nếu sử dụng những bộ giải pháp có khả năng mở rộng và đáp ứng lượng người dùng ngày càng tăng. Một số nhân viên tư vấn thường hay trình bày quá chú trọng vào tính năng mà quên đề cập đến khả năng mở rộng quy mô để giúp doanh nghiệp "nở" ra trong tương.

Đặc thù đối với các giải pháp cho ngành bán lẻ có hàng chục ngàn SKU sản phẩm hoạt động cùng lúc, vài trăm ngàn cho đến cả triệu khách hàng trong danh sách dữ liệu, hàng chục triệu giao dịch hay bút toán phát sinh mỗi ngày. Lúc này, bạn chắc chắn cần một giải pháp có khả năng mở rộng tốt.

Khả năng mở rộng đáp ứng hàng trăm nhân sự hoạt động cùng lúc có thể gây tốn kém chi phí không lường trước được. Do đó, điều quan trọng là hỏi các đối tác triển khai ERP liệu giải pháp có thể được mở rộng trong trường hợp cần thiết hay không.

Cân nhắc tỉ lệ Lợi tức đầu tư (ROI) 

Trong khi tổng chi phí sở hữu (total cost of ownership - TCO) là một chỉ số rất đáng lưu tâm trong quá trình lựa chọn phần mềm ERP. Tuy nhiên, hãy hiểu lợi tức đầu tư (ROI) từ phần mềm cũng đáng kể không kém.

 Nếu doanh nghiệp quyết định chọn một giải pháp ERP được đánh giá dựa vào vào ROI thay vì tổng chi phí sở hữu, thì chắc chắn rằng cam kết ERP đã chọn sẽ mang lại lợi ích kinh doanh phù hợp hơn cho Doanh Nghiệp của bạn. ROI ở đây không đơn giản là doanh thu, mà đó có thể là chi phí Doanh nghiệp tiết kiệm được khi có một giải pháp tốt giúp tăng hiệu suất nhất viên.

Phân tích ROI khi triển khai cần đánh giá đầy đủ các loại chi phí tiềm ẩn.

Phân tích ROI khi triển khai cần đánh giá đầy đủ các loại chi phí tiềm ẩn.

Hãy xây dựng một bộ kịch bản hoạt động vận hành của Doanh Nghiệp, sau đó ghi nhận các chỉ số vận hành trước và sau khi áp dụng ERP. Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp có một cái nhìn rõ ràng hơn về ROI, tránh đi các đánh giá chủ quan duy ý chí.

Tính khả dụng của giải pháp theo thời gian

Một số giải pháp ERP do các đội ngũ lập trình viên trong nước thực hiện hoặc đội ngũ nội bộ tự xây dựng có thể gặp rắc rối gây ảnh hưởng vận hành nếu dự án bị gãy giữa đừng. Các Doanh Nghiệp lỡ chọn lựa các giải pháp này thường phải chịu cảnh "Đem con bỏ chợ".

Các giải pháp mang tính toàn cầu như SAP hay Odoo mang tính bền vững cao hơn nhờ các đối tác được chứng nhận luôn đáp ứng khả năng phát triển và mở rộng ở tương lai. Bạn có thể xem so sánh SAP Business One và Odoo để hiểu thêm về 2 giải pháp này.

Do đó, trước khi lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp của bạn, việc nhìn vào quá trình phát triển và cộng đồng sử dụng giải pháp là một quyết định khôn ngoan. Với Odoo, nền tảng mã nguồn mở đang trở thành đối thủ cạnh tranh gay gắt với các hệ thống ERP khác trên thị trường và liên tục nâng cấp kiến ​​trúc để bắt kịp với xu hướng thay đổi của công nghệ. Odoo có cả một cộng đồng lớn cùng xây dựng, điều chỉnh và nâng cấp. Do đó, Doanh nghiệp có thể dễ dàng xác minh tính dài hạn của Odoo cũng như không phụ thuộc vào bất kỳ nhà cung cấp, triển khai Odoo cụ thể nào.

Tương tự như vậy, bạn nên đi nghiên cứu để  xem sản phẩm ERP đã chọn có theo kịp với các đối thủ cạnh tranh hay không? Số lượng khách hàng có tăng trưởng không? Nếu không, có thể giải pháp đó đang có vấn đề về tài chính và dự án có thể sẽ đóng lại bất kỳ lúc nào. Và như bạn biết, với các giải pháp mã nguồn đóng và không có đội ngũ chuyên gia toàn cầu hỗ trợ, gần như bạn không có cơ hội nào để tiếp tục phát triển phần mềm đáp ứng các mô hình kinh doanh tân tiến hơn.

Đánh giá tham khảo

Đối với mọi hình thức mua hàng, việc cung cấp các tham vấn ý kiến từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ luôn được chú trọng vì nó giúp xác định khả năng của nhà cung cấp giải pháp ERP. 

Việc tham khảo được các khách hàng đã triển khai thành công giúp phát hiện và xác định liệu các tuyên bố của nhà cung cấp ERP có đúng hay không. Đồng thời, nó cũng giúp tìm hiểu các khả năng của hệ thống và khả năng sử dụng. Để xác thực các tuyên bố do nhà cung cấp đưa ra, phương pháp tốt nhất là hỏi những khách hàng trước đây về trải nghiệm của họ với một nhà cung cấp hoặc ứng dụng cụ thể. 

Các đánh giá tham khảo ERP mở ra nhiều góc nhìn thú vị

Các đánh giá tham khảo ERP mở ra nhiều góc nhìn thú vị

Một số khía cạnh đáng quan tâm như đã triển khai những chức năng nào? Đánh giá hiệu quả ra sao? Có lợi gì về mặt Doanh Thu hay Chi phí không? Mức độ hỗ trợ và đào tạo của nhà cung cấp giải pháp ERP? v.v...

Thông qua việc tham khảo các đánh giá từ các tổ chức tương tự có thể giúp bạn có được những thông tin đầu vào có giá trị nhất phù hợp với yêu cầu của bạn. Ví dụ: nếu bạn dự định triển khai ERP theo mô hình điện toán đám mây (cloud), hãy hỏi những khách hàng đã triển khai các ứng dụng ERP đám mây trong lĩnh vực kinh doanh của họ.

Hỗ trợ người dùng

Việc sử dụng ERP, đặc biệt với một số cấp nhân viên, luôn là một việc gì đó được cho là rất khó khăn. Do vậy, phương pháp và khả năng hỗ trợ người dùng cuối khi triển khai ERP là rất đáng quan tâm.

Ngoại trừ việc cung cấp đầy đủ tài liệu từ văn bản, hình ảnh cho đến video, Doanh nghiệp cần xem xét khả năng "hòa đồng" của nhà cung cấp vào đội ngũ thực hiện bên dưới. Không nhân viên nào thích cách đào tạo chán nản, thiếu không khí vui vẻ.

Bộ hướng dẫn sử dụng càng chi tiết sẽ giúp cho việc triển khai nhanh chóng hơn

Bộ hướng dẫn sử dụng càng chi tiết sẽ giúp cho việc triển khai nhanh chóng hơn.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là ở góc độ Chủ tịch Công ty hoặc Giám Đốc, anh chị luôn cần phải yêu cầu nhà cung cấp có những báo cáo thực tế về tình hình triển khai để nắm bắt và có hướng xử lý triển khai ERP phù hợp nhất.

Với Odoo, việc triển khai sẽ nhẹ nhàng hơn khi hệ thống hỗ trợ đa ngôn ngữ và giao diện hiện đại, dễ sử dụng.

Yêu cầu chức năng giải pháp 

Mọi doanh nghiệp đều có các yêu cầu chức năng nhất định phải được đáp ứng trước khi bạn thay đổi hệ thống ERP hoặc cập nhật các yêu cầu của nó. Điều rất quan trọng là ERP mới của bạn phải đáp ứng mọi yêu cầu chức năng có hại cho việc vận hành trơn tru các hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: liệu ERP của bạn có hỗ trợ cả việc bán các sản phẩm vật lý cũng như dịch vụ trên cùng một hệ thống hay không? Hay liệu ERP của bạn có hỗ trợ nhiều loại tiền tệ khi doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều quốc gia hay không? Anh chị sẽ có hàng tá các yêu cầu chức năng để cân nhắc. Do đó, hãy đảm bảo tất cả các yêu cầu chức năng của bạn được đáp ứng trong khi bạn chọn ERP. Phương pháp của TopERP là cung cấp một danh sách các yêu cầu tính năng có sẵn để anh chị tham khảo và chọn lựa.

Tích hợp với các hệ thống hiện có hoặc với bên thứ 3

Có các thành phần dữ liệu phổ biến trong ERP. Do đó, câu hỏi đặt ra là ERP mới có thể đọc, xử lý và chuyển cho các hệ thống khác mà vẫn đảm bảo tính bảo mật không

TopERP đã từng gặp trường hợp trưởng dự án thiếu sót việc kiểm tra chi phí API phát sinh khi kết nối vào hệ thống Oracle. Kết quả? chi phí API mà Oracle báo là hơn 100,000$, gấp 4 lần chi phí phát triển một hệ thống vệ tin bằng Odoo. Và dự án đã được nhẹ nhàng đóng lại vì vượt quá nhiều so với ngân sách, chủ yếu từ việc API với Orcale. 

Ngân sách và Nguồn lực

Doanh nghiệp của bạn có thể phân bổ ngân sách bao nhiêu để ứng dụng được một hệ thống ERP? Nếu ngân sách của bạn hạn chế, bạn cần tiết giảm và phân loại thật chặt chẽ, kỹ lưỡng các yêu cầu chức năng mà các phòng ban đưa lên. Hoặc bạn có thể lựa chọn các giải pháp trên nền điện toán đám mây (như các gói TopERP SaaS mà chúng tôi đang cung cấp) với mức phí hợp lý, bớt lo lắng về các yếu tố bảo mật.

Theo thống kê sơ bộ với chi phí tài khoản mỗi tháng thì hệ thống SAP Business One có mức phí từ 250$, Oracle Netsuit có phí từ 300%, TopERP SaaS có phí từ 20$. Mỗi giải pháp đều có những điểm mạnh nhất định trên nền tảng lõi của mình.

Vì vậy, ngân sách chi tiêu cần được cân nhắc chính xác bằng cách đưa ra những lựa chọn khả thi. Các Doanh Nghiệp thường tin rằng việc tuyển dụng các nhân sự lập trình có 2-3 năm kinh nghiệm vào xây dựng hệ thống ERP thì có thể tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên, thực tế nếu bạn không có một đội ngũ đủ năng lực, chi phí cơ hội và chi phí lương có khi còn cao hơn chi phí thuê ngoài.

Tiki hiện tại có hơn 300 lập trình viên, Thế Giới Di Động có gần 200 lập trình viên đáp ứng cho các nhu cầu hệ thống tầm cỡ. Liệu Doanh Nghiệp của bạn có đủ ngân sách?

Khả năng tùy chỉnh, customize ERP

Đối với các hệ thống ERP trên nền điện toán đám mây dạng SaaS, bạn sẽ không thể tùy chỉnh theo yêu cầu do đặc thù dùng chung hệ thống và giải pháp với rất nhiều công ty khác. Tuy nhiên, khi Doanh Nghiệp của bạn mang nhiều luồng vận hành đặc thù, đến lúc đó bạn sẽ thực sự cân nhắc khả năng tùy biến mở rộng giải pháp.

Tuy nhiên, hãy nhận thức và đánh giá rõ ràng về những tùy chỉnh mà các phòng ban mong muốn, liệu nó có thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn hay không? 

Khả năng chủ động thêm bớt ô dữ liệu là điểm mạnh của Odoo Enterprise

Khả năng chủ động thêm bớt ô dữ liệu là điểm mạnh của Odoo Enterprise

Nếu thực sự Doanh Nghiệp của bạn cần việc tùy chỉnh phần mềm, hãy cân nhắc kỹ các yếu tố như tính đơn giản và hiệu suất vận hành (performance) của gói tùy chỉnh đó. Hãy đảm bảo bạn có được sự tư vấn của các nhà phát triển và nhà thiết kế có năng lực cho việc tùy biến các phần mềm ERP như Odoo. TopERP với đội ngũ tổng hợp hơn 70 nhân sự, chúng tôi tự tin vào khả năng tư vấn và lập trình đảm bảo hiệu suất cao cho toàn bộ hệ thống.

Một giải pháp khác với Odoo là bạn có thể mua các phần mở rộng (Addon) phù hợp trên chợ của Odoo (Odoo Marketplace). Tiết kiệm và hiệu quả hơn so với xây mới!

Kết luận

Trước khi bắt đầu việc triển khai ERP, điều kiên quyết cần chuẩn bị là các yêu cầu mà giải pháp phải đáp ứng song hành cùng ngân sách và nguồn lực. Từ kinh nghiệm của chúng tôi hơn 10 năm trong lĩnh vực ERP, chúng tôi đã thừa nhận ở đây 12 Tiêu chí lựa chọn. Bằng cách lượng hóa tất cả các tiêu chí đánh giá hiệu quả triển khai ERP,, việc chọn lựa một giải pháp ERP phù hợp có thể hoàn thành hiệu quả trong từ 1 đến 2 tuần.

Nếu bạn đang tìm kiếm bất kỳ hỗ trợ hoặc tư vấn nào để triển khai ERP Odoo cho doanh nghiệp của mình, hãy gửi mail về sales@toperp.vn để đội ngũ tư vấn của chúng tôi có thể hỗ trợ bạn.

 


7 Kinh nghiệm triển khai ERP thành công
Kinh nghiệm triển khai ERP